在留カードは、日本で中長期的に生活・就労する外国人にとって不可欠な身分証明書であり、定期的な更新が義務付けられています。更新を怠ると本人は不法滞在者となり、企業側も不法就労助長罪のリスクを負うことになります。
企業にとっては、外国人従業員の法的滞在を支援する体制を整えることが、トラブル回避と健全な雇用環境の維持につながります。本記事では、在留カード更新の基本情報から、企業が行うべき具体的な対応策まで詳しく解説します。
在留カードの役割と法的義務
在留カードは、日本に3ヶ月以上滞在する外国人に交付される法的な身分証明書です。記載内容は、本人情報だけでなく、在留資格やその期限、就労可否なども含まれます。外国人にとってこのカードは、日常生活や各種手続き、雇用時の証明手段として必要不可欠です。
常時携帯義務と罰則
在留カードには常時携帯義務があり、不携帯の場合は罰則が科されることもあります。忘れがちな義務ですが、法令で明確に定められているため注意が必要です。
在留カードの更新が必要な理由
在留カードの有効期限が切れると、法的に日本に滞在する資格を失うことになります。これは本人にとって大きなリスクとなるだけでなく、企業にとっても法令違反に加担する可能性がある深刻な問題です。
企業が注意すべき法的リスク
外国人を雇用する企業が管理を怠ると、以下のような処罰を受けるリスクがあります。
- 不法就労助長罪による懲役または罰金
- 行政からの指導や指摘
- 企業の社会的信用の失墜
企業側が在留カードの有効期限を定期的に確認し、更新漏れを未然に防ぐ体制を整えることが求められます。
在留カード更新の時期と手続きの流れ
在留資格によって更新可能な時期は異なり、事前に把握しておくことがスムーズな対応に直結します。
更新可能な時期の目安
- 永住者・高度専門職2号：有効期限の2ヶ月前から申請可能
- その他の在留資格（特定技能、技術、人文知識など）：3ヶ月前から申請可能
審査には2週間〜3ヶ月ほどかかるため、できるだけ早めの準備が推奨されます。
在留カード更新の流れ
- 必要書類の準備
- 管轄の出入国在留管理官署またはオンラインで申請
- 審査・許可通知の受領
- 新カードの交付・受け取り
更新手続きに必要な書類と注意点
更新申請には、在留資格に応じた書類の提出が求められます。特に、就労に関係する場合は勤務先の証明などが必要になることが多く、準備不足が手続き遅延の原因になることもあります。
主な必要書類
- 在留期間更新許可申請書
- 顔写真（縦4cm×横3cm）
- パスポートと現在の在留カード
- 雇用証明書や契約書などの活動資料
- 収入印紙（4,000円）
資格外活動をしている場合や転職をしている場合には、追加で証明書類が必要になることがあります。提出書類は資格ごとに異なるため、事前の確認が必須です。
オンライン申請と窓口申請の違い
オンライン申請のメリット
- 24時間対応で時間の制約がない
- 申請所へ行く必要がないため効率的
- 対面が不要で手間を減らせる
ただし、利用にはマイナンバーカードが必要であり、対象者が限られる点に注意が必要です。
窓口申請のポイント
- 居住地を管轄する出入国在留管理官署で手続き
- 原則として本人が出向く必要がある
- 委任による代理申請も可能（書類の提出が必要）
企業が行うべき在留カードの管理体制
外国人従業員を雇用する企業は、在留カードの有効期限を把握し、更新時期に漏れがないよう体制を構築することが求められます。
管理方法の工夫
- 在留カードのコピーを社内で保管
- 有効期限をデータベース化しアラート設定
- 更新手続きのリマインダー通知の運用
- 年に1〜2回、在留カードの有効性を一斉確認
このような対応により、従業員自身の更新忘れを防ぎ、企業としてのコンプライアンスも保つことができます。
有効期限切れや紛失時の対応方法
手続き中に期限が切れた場合
更新申請を済ませていれば、2ヶ月間の特例滞在が認められます。カードにはその旨が記載され、期間中は通常通り滞在・就労が可能です。
更新を忘れて期限切れになった場合
数日程度の過失であれば、出入国在留管理官署に事情を説明することで対応してもらえる可能性があります。ただし以下が必要です。
- 遅延理由を記載した書面
- パスポートと在留カード
- その他必要書類
重大な遅延や繰り返しの違反は、強制退去処分の対象になるため、早急な対応が求められます。
紛失時の再発行手続き
- 警察署で遺失物届を提出し、届出証明書を取得
- 出入国在留管理官署で再交付申請
- 当日中に再交付されるケースが多い（手数料無料）
在留カードの再発行は、紛失に気付いてから14日以内に行う必要があります。
まとめ
在留カードの更新は、外国人本人の生活や就労の安定だけでなく、企業が法令を順守し適切な雇用を継続するためにも重要な手続きです。
更新時期の把握と早期対応を徹底し、必要書類の準備を怠らないことが、トラブル回避の鍵となります。企業は従業員任せにせず、組織としてカード情報の管理体制を整えることが、安定した外国人雇用の第一歩です。
